В самом начале работы над проектом, когда вы только думаете о концепции вашего модного магазина, необходимо решить, кто все же будет руководить процессом и, в дальнейшем, контролировать исполнение работ.
Сейчас на рынке представлено достаточно большое количество компаний, предлагающих услуги по управлению проектами (англ. Project Management), а также консалтинговых компании, предоставляющих комплекс услуг Due Diligence (в вольном переводе с английского – обеспечение надлежащей добросовестности для объекта инвестирования), проводящих маркетинговые исследования (для определения типа, класса объекта торговли, который возможно разместить на данной площади или территории, какие товары будут пользоваться популярностью у жителей данного района, где и какие потенциальные покупатели живут, и будут ли они готовы прийти/приехать в ваш магазин).
Due Diligence – предпроектные изыскания с целью определения финансовых и других показателей объекта – места под строительство (аренду), существующего здания и др. Проводится для того, чтобы понять, в каком состоянии находится участок, насколько оправдана заявленная продавцом или арендодателем стоимость.
Консалтинговые компании помогут определиться с зонированием магазина, дадут советы по разработке плана мерчандайзинга и окажут другие услуги. О том как правильно выбрать такого партнера, можно начать читать вот в этой статье.
Для контроля проектных и строительных работ (если, конечно, вы не будете осуществлять непосредственный оперативный контроль лично), лучше обратиться за помощью к компаниям-PM или иметь PM в вашем штате.
Открытие магазина можно назвать инвестиционно-строительным проектом (под строительством понимается весь спектр работ, которые необходимо сделать, чтобы можно было выставить товар, пригласить торговый персонал и открыть двери для будущих покупателей).
При проведении работ по открытию магазина часто необходимо привлечение РМ – специально нанятого человека или компании, который(ая) будет управлять проектом, связывая всех участников процесса воедино. Управление проектами, как отдельный вид деятельности, к сожалению, еще не достаточно хорошо укоренилось в нашем сознании.
Далее в тексте такие компании или лица будут называться PM
Часто от РМ хотят того, что обычно в РФ выполняет другой участник проекта, называемый «Техническим заказчиком» (ТЗ): получение полного пакета согласований, технических условий, ведение переговоров с администрацией и гос. структурами различного уровня. Разумеется, РМ может выполнять все эти функции, однако, учитывая комплексность работ, осуществляемых РМ, лучше поручить эти задачи специалисту в таких вопросах, желательно, имеющему необходимые связи и опыт работы с чиновниками. Конечно, речь здесь идет о реконструкции и капитальном строительстве и зачастую при открытии магазина в торговом центре или аренде уже приспособленного под торговлю помещения на торговой улице, услуги ТЗ в полном виде не нужны.
Иногда получается совмещать две функции (ТЗ и РМ) в рамках одной компании (как бы она ни называла свой вид деятельности), однако, следует помнить, что в этом случае, передав функции компании-ТЗ, во главу угла в проекте будет поставлен процесс получения технических условий и согласование с гос. органами, а не, собственно, управление проектом как таковым. Также справедливо и то, что передавая все функции компании-РМ, Заказчик чаще всего теряет в эффективности и скорости согласований.
Придерживаясь мнения, что главной целью всех участников проекта должно быть его завершение в срок, в рамках бюджета и с заданным качеством (эту цель также называют «золотым треугольником» управления проектами, см. Рис. 3.1.), считаю, что наилучшим решением для выполнения проекта в целом будет привлечение РМ и ТЗ (в случае его необходимости) как самостоятельных участников.
Тогда организационная структура проекта будет выглядеть, как показано на рис. 2 где представленные блоки означают следующих участников проекта:
Инвестор – физическое лицо или компания, выделяющая Заказчику средства на выполнение проекта. Целью Инвестора является получение выгоды от выполнения проекта (функционирования объекта в дальнейшем). Часто Заказчик сам является Инвестором своих проектов.
Заказчик – организация или физическое лицо, для которого выполняется проект и который в дальнейшем будет распоряжаться результатами выполненного проекта.
РМ – руководитель (управляющий) проектом. Отвечает за комплексное управление проектом.
ТЗ – технический заказчик, отвечает за получение технических условий, согласование в гос. органах, получение разрешения на строительство и т.п. Плотно работает с другими участниками проекта, получая от них информацию и передавая им информацию, полученную в ходе согласований.
Дизайнер – разработчик дизайна магазина (иногда именуется Архитектором).
Проектировщики – отвечают за разработку отдельных технических разделов проекта.
Консультанты – различные консультанты по отдельным вопросам, помощь которых порой просто необходима. Помогут разобраться с зонированием, мерчандайзингом, маркетингом.
Сегодня можно нанять консультанта для решения практически любого вопроса, поэтому, если у вас возникли трудности с каким-либо аспектом при открытии магазина, обращайтесь к:
Маркетологам — для проведения исследования объекта с точки зрения его коммерческой привлекательности, определения человеческих потоков и демографических показателей, о которых мы много говорили выше.
Мерчандайзерам — для составления ассортиментной матрицы и постановки категорийного менеджмента в вашей торговой организации. Они также помогут нарисовать планограммы раскладки товаров.
Визуальным мерчандайзерам — для оформления витрин и торговых залов.
Тренерам персонала — для составления политик, процедур и норм работы торгового персонала.
Специалистам по торговому оборудованию и технологам — для правильного понимания, как работает оборудование и проведения тренингов для персонала, например, для постановки работы кулинарии.
Специализированным консультантам по магазиностроению — для получения всего комплекса услуг у одного поставщика.
Работа Заказчика (ваша работа) заключается в постановке четких целей проекта, наделении остальных участников проекта необходимыми полномочиями, обозначением бюджета, сроков реализации проекта, а также допустимого уровня его качества.
Такая структура дает возможность РМ работать плодотворнее, а Заказчику – контролировать исполнение работ через «одно окно», не бегая за всеми участниками проекта в поисках ответов на свои вопросы и не проводя многочасовые изматывающие совещания, когда сорок человек сидят в душной (или кондиционируемой) комнате.
Однако, нельзя забывать, что делая РМ ответственным за результаты выполненных работ по реализации проекта, достижению его целей, необходимо наделять РМ достаточными полномочиями. Без инструментов мотивации (поощрений и штрафов), применяемых к участникам проекта, без возможности устанавливать контрольные точки в плане работ, продуктивная работа РМ невозможна. Когда я говорю о поощрениях и штрафах – это совсем не всегда использование денежного рычага, это могут быть и эмоциональные поощрения, требующие от нулевых до очень небольших затрат. Например, после окончания работ над важной фазой проекта можно организовать совместный пикник или просто вылазку в кафе (без этого страшного слова «корпоратив», разумеется).
Фактически, это означает действительно совместную работу всех участников проекта, т.к. общий результат зависит от каждого персонального результата.
Еще хотелось бы отметить, что РМ должен начинать свою работу еще на стадии инициации проекта (когда решение об открытии магазина принято, но работы как таковые еще не начались). Это позволит получить максимальную пользу от привлечения РМ. И также хочу предостеречь Вас, как Заказчика, от желания сэкономить на РМ и поручить эту работу специалисту, совсем не имеющему опыта в данной области.
Открыть свой магазин – сложный и важный проект, который нельзя доверить абы кому, поэтому для его удачного воплощения в жизнь просто необходимо либо нанять специалиста в штат (лучше, если у него будет профильное образование в области РМ, а также опыт реализации таких или подобных проектов), либо заключить договор с РМ-компанией (также, лучше, если эта компания специализируется на управлении проектами именно в сфере розничной торговли).
В заключении этого раздела, хотел бы отметить, что, несмотря на то, что «в России все совсем не так, как на Западе», к опыту иностранных компаний можно и нужно прислушиваться и присматриваться. К тому же, зарубежный опыт ритейл-проектов насчитывает много десятилетий, тогда как в России этот рынок только зарождается.
Поэтому, резюмируя, необходимо:
-> создать четкую организационную структуру проекта.
-> наделить РМ необходимыми полномочиями и вменить ему в обязанности успешное завершение проекта.
-> не экономить на РМ и нанять профессионала.
Разумеется, при малом масштабе проекта можно выполнить все функции РМ самому, однако, уже для средних проектов, не говоря о крупных, необходимо привлечение специалистов.
